Een poosje terug stond er een artikel in de krant over beheersing van risico’s naar aanleiding van het ongeluk in Alphen aan de Rijn, waar een omvallende kraanwagen op een aantal huizen terecht kwam. Strekking van het verhaal was, dat het uitsluiten van risico’s zover doorgeschoten is, dat het alle perken te buiten gaat. Festivals en activiteiten kunnen niet doorgaan, vanwege extreem strenge veiligheidseisen. Het uitgangspunt is dat als je voldoende maatregelen neemt, er geen ongelukken meer kunnen gebeuren: het denken in beheersbaarheid en maakbaarheid.
Beheersbaarheid en maakbaarheid-denken zijn ook in organisaties steeds vanzelfsprekender geworden. Men gaat ervan uit dat, op grond van wat er in het verleden is gebeurd, men de toekomst kan voorspellen en kan ‘maken’ (100% garantie). Sterker nog, de realiteit mag niet afwijken van de vooraf bedachte plannen: er mag niets gebeuren waardoor van de plannen kan worden afgeweken.
De toekomst is niet te voorspellen of te beheersen, daar zijn we het over eens als het over kristallen bollen gaat en tovenarij. Maar als het over plannen en veiligheidseisen gaat dan menen we dat we de toekomst wel kunnen voorspellen en beheersen.
Als de werkelijkheid dan anders uitvalt dan vooraf bedacht, geven we de bedenker van het plan of de toezichthoudende partij de schuld. Zij hebben niet aan alles gedacht, alles voorzien of zijn tekort geschoten bij het realiseren van het plan.
Trek je deze maatschappelijke trend door naar organisaties, dan zie je dat managers en staf het steeds drukker hebben met ervoor zorgen en controleren dat alles volgens plan wordt uitgevoerd. Managers en staf worden geacht alles te weten en te voorzien. Daarmee duren zaken eindeloos, worden veel mensen betrokken bij besluitvorming en leidt dat tot starre procedures, waarin medewerkers niet meer zelf nadenken maar opdrachten uitvoeren, regels opvolgen en lijstjes afvinken.
Alle plannen en veiligheidsprotocollen zijn knap bedacht, maar hoe uitgebreid en complex ook, het zijn in feite vereenvoudigde versies van de werkelijkheid. De werkelijkheid is namelijk zo complex en bevat zoveel onvoorspelbare elementen, dat het nooit helemaal te vatten is in een plan of model. Kortom, ondanks al het werk, de inzet en het overleg met deskundigen: de kans dat er iets gebeurt buiten het plan of model om, is groot. En daarmee is de kans dat je faalt als manager of staf(dienst) ook groot.
Het op deze Anglo-Amerikaanse manier kijken naar de wereld is zo vanzelfsprekend dat ik me afvraag wat er gebeurt met de zelfsturende teams, nu managers en staf(diensten) in omvang verminderen. Gaan teams nu zelf binnen het denken van beheersbaarheid en maakbaarheid aan de slag of geeft men elkaar echt de ruimte en verantwoordelijkheid om te doen wat nodig is?
Hoe kan het wel?
- Accepteer dat je niet alles kunt beheersen of voorkomen. Misschien gaat het dan niet precies zoals jij het wil of denkt dat het het beste is of misschien gaat er iets fout. In de meeste gevallen kan je maatregelen nemen, als er iets daadwerkelijk gebeurt: veel effectiever.
- Laat ruimte voor creativiteit en vrijheid. Focus op beheersing gaat gepaard met starheid en is per definitie weinig flexibel. Juist ruimte, creativiteit en vrijheid is nodig om te kunnen anticiperen op de complexiteit van de werkelijkheid. Als er ruimte is om onvoorspelbare elementen en niet-vooraf bedachte gevolgen op te vangen is de kans op succes vele malen groter.
- Laat iedereen zelf denken en zelf verantwoordelijk zijn voor eigen handelen. Leg de focus bij het doel of het handelen “in de geest van”*). Uiteindelijk is het doel of de bedoeling van de organisatie realiseren vele malen belangrijker dan het volgen van trends, uitkomsten van big data of voorkomen van risico’s.
Laat organisaties mensenwerk zijn en niet starre, risicoloze systemen waarin alles eindeloos lang duurt en weinig van de grond komt. Kortom, maak geen starre taakomschrijving of procedures maar stel een kader en een doel en laat daarbinnen de ruimte voor teams en individuen om te doen wat nodig is om resultaten te bereiken.
*) als in de geest van de wet handelen
Bron: Het Rijnland boekje en Rijnland praktijkboekje van Jaap Peters en Mathieu Weggemans.
Gratis TeleTraining
'Het geheim van krachtig communiceren'
Heb je genoeg van het zeuren en klagen, maar weet je niet goed hoe je daar een eind aan kan maken? Zetten jouw medewerkers telkens weer de hakken in ’t zand, terwijl jij ze toch al met fluwelen handschoenen aanpakt?
In deze telefonische training komen verschillende communicatiestijlen aan bod die helpen de juiste woorden te vinden om mensen te motiveren en te inspireren. Je krijgt enkele tips om in een gesprek gemakkelijker en sneller tot de kern te komen.
Klik hier voor informatie en aanmelden
Wil je mijn nieuwe blog automatisch ontvangen in je mailbox? Meld je dan aan en je ontvangt ook het gratis eboek. Deel gerust mijn blog op social media!
